Akademisyenlere gönderilecek e-postada yazım esaslarımız

Bir akademisyenin gelen kutusuna her gün onlarca e-posta düşüyor. Bunların içinden okunan, cevaplanan, kenara kaydedilen e-postalara baktığımızda hep aynı şeyleri görüyoruz: ne istediğini ilk satırda söylüyor, kimin gönderdiği belli, gereken bilgi eksiksiz ve okuyanın zamanına saygılı.

Platformumuzdan giden her duyuru bu esaslarla yazılıyor ve gönderilmeden önce aynı ölçütlerle değerlendiriliyor. Aşağıda kurallarımızı ve neden böyle olduklarını anlattık. Derdimiz duyurunuzun sadece onaylanması değil, gerçekten okunması.

Neden yazım esaslarımız var?

Üç sebebi var ve üçü de doğrudan sizi ilgilendiriyor.

Birincisi okunma. Akademisyen konu satırına ve ilk iki cümleye bakıp e-postayı açıp açmıyacağına karar veriyor. Belirsiz bir başlık en iyi duyuruyu bile görünmez yapıyor.

İkincisi güven. Bir kişiye haftada ulaşan duyuru sayısını sınırlıyor, her duyuruyu değerlendiriyoruz. Gelen kutusuna giden her iyi e-posta bir sonrakinin de açılmasını sağlıyor, kötü bir tanesi hepsine zarar veriyor.

Üçüncüsü teslim. Reklam diliyle, büyük harflerle ya da kısaltılmış bağlantılarla yazılan e-postalar üniversitelerin filtrelerine takılıyor. Kurallarımızın bir kısmı açıkcası sırf e-postanın gelen kutusuna ulaşması için.

Konu satırı: duyurunun başlığı

Duyurunuzun başlığı alıcının gelen kutusunda konu satırı olarak görünüyor. En fazla 150 karakter yazabilirsiniz ama iyi bir konu satırı genelde bunun çok altında kalır.

Ne olduğunu ve kimden geldiğini söyleyin, varsa en önemli tarihi ekleyin. Büyük harf ve ünlem kullanmayın. "Önemli duyuru", "Bilginize" gibi hiçbir şey anlatmayan başlıklardan da uzak durun, bunlar en çok atlanan e-postalar.

Aynı üç duyurunun gelen kutusunda nasıl göründüğüne bakın:

Gönderen: kim olduğunuz açıkça belli olmalı

Her duyuruda gönderenin adı ve yanıt verilebilecek bir adres yer alıyor. Akademisyen duyurularında unvan ve ad soyad, kurum duyurularında kurum adı görünüyor. Kimliği gizleyen ya da başka bir kişi veya kurum adına izinsiz yapılan duyuruları göndermiyoruz.

Alıcı listesini hiçbir gönderenle paylaşmıyoruz. Akademisyenler size duyuruda yazdığınız adresten doğrudan yazıyor.

Metnin yapısı: ilk iki cümle her şey

Metne kurumunuzun tanıtımıyla değil, ne istediğinizle başlayın. Okuyan ilk iki cümlede "bu beni ilgilendiriyor mu, benden ne isteniyor?" sorusunun cevabını bulabilmeli.

Sonra duyurunun türüne göre gereken bilgileri eksiksiz verin. Ön Katman değerlendirmesi de tam olarak bunlara bakıyor:

• Kongre, sempozyum, çalıştay: etkinlik adı ve düzenleyen, tarihler, yer ya da çevrimiçi bilgisi, bildiri ve özet son tarihi, varsa kayıt ücreti, başvuru bağlantısı.
• Makale, bildiri ve dergi çağrısı: dergi ya da kitap adı ve yayıncı, konu kapsamı, son gönderim tarihi, hakemlik süreci, doğrulanabilir indeks bilgisi, varsa yayın ücreti.
• İş birliği ve teknik danışmanlık: çözüm aranan sorun, aranan uzmanlık, beklenen katkı (görüş, test, ortak proje), süre ve iletişim.
• Anket ve araştırma: amaç ve yürütücü, hedef katılımcı, tahmini süre, gönüllülük ve gizlilik bilgisi, etik kurul onayı, anket bağlantısı.
• Burs, eğitim ve kariyer: kimlerin başvurabileceği, koşullar, son tarih ve başvuru yolu.

Uzunluk: yeterince, fazlası değil

Duyuru metni en az 100, en fazla 10.000 karakter olabiliyor. Ama 250 karakterin altındaki metinler neredeyse her zaman eksik bilgi taşıyor ve değerlendirmede de bu yönde not alıyor. Okunan duyuruların çoğu birkaç kısa paragraftan oluşuyor: amaç, gereken bilgiler, beklenen eylem, iletişim.

Uzun bir programınız ya da çağrı metniniz varsa ayrıntıyı kendi sayfanızda verip duyuruda özetlemek çok daha iyi çalışıyor.

Bağlantılar: açık ve tek

bit.ly, tinyurl gibi kısaltılmış bağlantı kullanmayın. Alıcı nereye gittiğini göremiyor, e-posta filtreleri de bunları şüpheli sayıyor; değerlendirmede eksi olarak not ediliyor. Tam adres yazın.

Bir ana bağlantı yeterli: başvuru, kayıt ya da anket sayfanız. Formdaki bağlantı alanına yazdığınız adres e-postada belirgin şekilde gösteriliyor. Program, poster ya da başvuru formu gibi belgeleri ek olarak değil, kendi sitenizde yayımlayıp bağlantısıyla paylaşın.

Üslup: meslektaşa yazar gibi

Akademik duyurularda sakin, saygılı ve sade bir dil güven veriyor. Başlıkta ya da metinde büyük harf ("BAŞVURULAR BAŞLADI"), ünlem yığını, "son fırsat", "hemen tıkla", "kaçırılmayacak fırsat", "acele edin" gibi kampanya dili ve doğrulanamayan vaatler, hepsi okuyanda aynı etkiyi bırakıyor: bu bir reklam.

Bir akademisyene gönderdiğiniz duyuru, sizin adınıza onun masasına bırakılmış bir mektuptur. Mektubu kim yazdıysa, okuyan onu öyle tanır.

Akademik İletişim yayın yaklaşımı

Güven ve etik: kırmızı çizgilerimiz

Bazı duyuruları hiçbir şekilde onaylamıyoruz, bir kısmını doğrudan geri çeviriyoruz:

• Yayın ya da kabul garantisi. "Kabul garantisi", "X gün içinde yayın" gibi vaatler yağmacı yayıncılığın tipik işareti. Hakem süreci ve süreler gerçekçi anlatılmalı.
• Şifre, kart ya da banka bilgisi isteyen her şey.
• Gizli ücretler. Kayıt ya da yayın ücreti varsa açıkça yazılmalı.
• Akademik bağlamı olmayan ürün ve hizmet tanıtımı. Bir ürünü satmak için değil, bir sorunu çözmek ya da iş birliği kurmak için yazın.
• Siyasi propaganda, ayrımcılık ve kişisel verilerin hukuka aykırı paylaşımı.

Ayrıntılı liste yayın ilkelerimizde.

Tarihler ve hedef kitle

Son başvuru ya da etkinlik tarihi geçmiş bir duyuru gönderilemiyor, göndermeden önce tarihleri bir kez daha kontrol edin. Kitleyi seçerken de geniş değil doğru tutun. Duyurunuzun kategorisi ve içeriği seçtiğiniz üniversite, fakülte ve bölümlerle örtüşmeli. Bir tıp kongresi çağrısının mühendislik fakültesine gitmesi hem okunmuyor hem de alıcının platforma güvenini zedeliyor.

Ön Katman duyurunuzu nasıl değerlendirir?

Her duyuru gönderilmeden önce Akademik İletişim Uzmanı Ön Katman Yapay Zeka tarafından şu ölçütlerle değerlendiriliyor:

1. Akademik değer: duyuru akademisyenlere gerçek bir fırsat, bilgi ya da iş birliği sunuyor mu? Akademisyen duyurularında buna "akademik amaç" olarak bakılıyor.
2. Açıklık ve bilgi tamlığı: ne, kim, ne zaman, nerede, nasıl başvurulur ve iletişim açıkça verilmiş mi?
3. Doğruluk ve güvenilirlik: gönderen belli mi, vaatler gerçekçi mi, ücretler şeffaf mı?
4. Hedef kitle ve kategori uyumu: içerik seçilen kategori ve kitleyle örtüşüyor mu?
5. Dil ve üslup: saygılı, düzgün ve spam diline kaçmayan bir metin mi?
6. Mevzuat, gizlilik ve etik: kişisel veri talebi, ayrımcılık ya da telif ihlali var mı; anketlerde gönüllülük ve etik bilgisi var mı?

Sonuç iki şekilde bildiriliyor: onaylandı ya da onaylanmadı. Ölçütlerden biri bile yetersizse duyuru onaylanmıyor; eksikler ve öneriler size hemen gösteriliyor, düzeltip yeniden gönderebiliyorsunuz. Günde en fazla 10 değerlendirme hakkınız var. Daha önce onaylanmış bir içeriği yeniden göndermek hak harcamıyor.

Gönderimden sonra: alıcıyı koruyan kurallar

Bir akademisyene 7 gün içinde en fazla 3 duyuru gidiyor, bu sınırı aşan alıcılar o gönderimde atlanıyor. Duyurular e-posta sağlayıcılarının kurallarına uygun şekilde kademeli gönderiliyor; büyük kitlelerde bu birkaç saate yayılabiliyor.

Her e-postada tek tıkla çıkış bağlantısı var. Akademisyen kurum iş birliği tekliflerinden, akademisyen ağından ya da ikisinden birden çıkabiliyor, çıktığı alandan ona bir daha duyuru gitmiyor.

Göndermeden önce kısa kontrol listesi

• Konu satırı ne olduğunu ve en önemli tarihi söylüyor mu?
• İlk iki cümlede ne istediğiniz anlaşılıyor mu?
• Duyuru türünüz için gereken bilgilerin hepsi var mı?
• Bağlantı tam adres mi, açılıyor mu?
• Tarihler doğru ve ileri bir tarihte mi?
• Büyük harf, ünlem ve reklam dili ayıklandı mı?
• Seçtiğiniz kitle duyurunun alanıyla örtüşüyor mu?

Bu listeden geçen bir duyuru büyük ihtimalle Ön Katman'dan da ilk denemede geçer. Akademisyenseniz duyurunuzu ücretsiz gönderebilir, kurumsanız kitlenizi seçerek başlayabilirsiniz.